Workshops in Zeiten des Social Distancing – ein Erfahrungsbericht

Gerade im Consulting-Bereich spüren wir als Agentur die Auswirkungen des „Social Distancing“-Gebots besonders.

synaigy begleitet ihre Kunden und Partner von Requirements Engineering bis über den Livegang hinaus, von der Projektidee bis zum täglichen Betrieb. Und ein wichtiger Teil dieser Begleitung wird in Form von Workshops geleistet, sei es, um Ideen zu validieren und hinterfragen, um Anforderungen zu verstehen und miteinander zu bewerten oder um die Mitarbeiter vor Ort mit Systemen und Änderungen vertraut zu machen.

Dadurch, dass unsere Kunden und Partner die Empfehlungen des RKI genauso ernst nehmen wie wir, sind Vor-Ort-Termine gerade jetzt keine wirkliche Option. Dementsprechend finden die nötigen Workshops jetzt schon einige Zeit online statt – und wir haben die Erfahrung gemacht, dass das tatsächlich gut funktionieren kann, solange einige einfache Regeln beachtet werden. Dazu gleich mehr. 

Mit den Partnern, die wir bereits länger begleiten, hat sich das glücklicherweise sehr schnell eingespielt, da „man sich kennt“ – schon am Tonfall hört, ob bei einem Thema noch Gesprächsbedarf besteht, etwas ggf. nicht passt, oder ein Thema als abgeschlossen werden kann. 

Bei Workshops mit noch nicht so gut bekannten Teilnehmern funktioniert das dann, wenn eine gute Gesprächskultur und ein gutes Klima unter den Beteiligten herrschen. Wir konnten auch da schon eine Reihe sehr erfolgreicher Workshops verzeichnen, und bisher haben wir noch keine negativen Erfahrungen machen müssen. 

Uns kommt dabei nicht nur zugute, dass wir bereits seit langem – schon durch unser Setup an zwei Standorten – auch intern online kommunizieren, auch unser Prinzip, als ersten Schritt kollaboratives Arbeiten mit unseren Kunden und Partnern zu etablieren und die dazu verwendeten Tools abzustimmen, macht sich gerade jetzt bezahlt.

Tipps aus dem Alltag 

Workshops sind anstrengend – für Moderatoren, Consultants, aber auch für alle anderen Teilnehmer. Das gilt umso mehr für Online-Workshops, bei denen man sich noch mehr auf das gesagte Wort und die Tonalität verlassen muss. Ein Workshop ist dann am effizientesten, wenn das Gesprächsklima dabei fruchtbar bleibt und man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht überstrapaziert. 

Etablieren Sie daher schon vorab eine online Workshop-Netiquette: 

• Verteilen Sie vorab eine grobe Agenda – und kommen Sie regelmäßig auf die Agenda zurück, damit alle Teilnehmer ein Gefühl dafür haben, wie sie vorankommen. 
• Empfehlen Sie den Teilnehmern, sich vor Beginn des Workshops mit Getränken versorgt zu haben – es wird bei online-Workshops viel mehr gesprochen als bei anderen Formen der Interaktion, und ein Schluck gegen den „Frosch im Hals“ hilft, die Stimme zu schonen. 
• Teilnehmer, die gerade nicht sprechen, schalten das Mikrofon stumm. 
• Kurze Abstimmungen zwischen Teilnehmern, die nicht für alle interessant sind, werden in die bei den meisten Tools vorhandenen parallelen Chats verlegt. 
• Wenn ein Tool „Wortmeldungen“ ermöglicht, nutzen Sie die Möglichkeit – nichts ist frustrierender, als wenn mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu sprechen versuchen und keiner von ihnen verstanden wird. 
• Lässt ein Teilnehmer einem anderen den Vortritt, sorgt ein Moderator dafür, dass er sich darauf verlassen kann, anschließend gehört zu werden. 
• Sorgen Sie für regelmäßige Pausen. Das Format erfordert mehr Konzentration, und die oft aufgrund des Sprechens nötige erhöhte Getränkezufuhr sorgt dafür, dass man der Natur ihr Recht lassen muss. Kündigen Sie anstehende Pausen 5 – 10 min vorher kurz an. 
• Wenn möglich öffnen Sie den Kanal schon eine Viertelstunde vorab, damit Raum für privaten Austausch oder andere Gespräche jenseits des Workshops ist. 
• Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer pünktlich anwesend sind. Planen Sie Workshops nicht zu dicht in umliegende Termine ein. Die Zeit, die sie im Workshop dadurch verlieren, dass auf Teilnehmer gewartet werden muss oder die für die Störung durch eintreffende Nachzügler verlorengeht, ist normalerweise größer, als hätte man den Workshop von vorneherein eine Viertelstunde nach hinten gelegt. 

Sprechen Sie offen darüber, welcher Teil an Arbeit, die normalerweise im Workshop erledigt worden wäre, nicht genauso gut im Nachgang mithilfe kollaborativer Plattformen erledigt werden kann. Sei es, mit geteilten Dokumenten, sei es mit Protokollkommentaren, Abstimmungstools oder dergleichen. 

Klären Sie, ob ein Workshop aufgezeichnet werden soll, um hinterher den Teilnehmern noch einmal zur Verfügung zu stehen. Wenn die Konzentration doch einmal nachgelassen hat, ist das eine gute Möglichkeit, ein Thema noch einmal Revue passieren zu lassen. 

Vorbereitung ist Key – für den Moderator genauso wie für die Teilnehmer, gerade für Entscheider unter den Teilnehmern: 

• Wenn Sie mit Powerpoint arbeiten, sorgen Sie für Zwischenfolien, auf denen Ergebnisse für alle sichtbar kurz festgehalten werden. 
• Sorgen Sie dafür, dass das, was Sie zeigen wollen, für alle Teilnehmer gut sichtbar und leserlich ist. Bleiwüsten mit kleiner Schrift sorgen spätestens für Teilnehmer mit kleineren Displays schnell für vermeidbare Frustration. 
• Stimmen Sie vorab eine Agenda ab und adressieren Sie sie im Laufe der Präsentation, damit alle wissen, wo sie sich gerade befinden. 
• Halten Sie Ergebnisse und wichtige Informationen zusätzlich in einem Protokoll fest, zu dem alle Teilnehmer Anmerkungen machen können. Das sollte möglichst schon parallel beim Workshop geschehen, um keine wichtigen Erkenntnisse zu verlieren und möglichst den Wortlaut mitnehmen zu können, um spätere Missverständnisse auszuschließen. 
• Behalten Sie das Ziel des Workshops im Blick. Welche Punkte müssen geklärt werden – und was sind Punkte, die einen zusätzlichen Gewinn für die Teilnehmer ausmachen? – heben Sie diese Punkte hervor und verfolgen Sie sie.  
• Was sind Diskussionssackgassen? Was kann im Workshop nur adressiert, aber nicht entschieden werden? Wo fehlen Schlüsselinformationen? – nehmen Sie den Stand auf, um später darauf zurück kommen zu können, aber sorgen Sie dafür, dass keine Zeit für sie verloren geht. 

Wichtige Tools 

Als erstes brauchen Sie natürlich eine Online-Konferenzumgebung. Es gibt eine Vielzahl an Angeboten, die brauchbar und sinnvoll sind. Wir selbst setzen hauptsächlich Microsoft Teams – intern wie gemeinsam mit unseren Kunden – ein, nutzen aber auch eine Vielzahl anderer Tools im Rahmen von Kundensituationen. Wichtig sind eine dauerhaft gute Übertragung, die Möglichkeit auch für Video- und Desktopübertragungen und ein komfortabler Chat. 

Als zweites bietet sich eine Kollaborationsplattform an, auf der Inhalte ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden können. Für Dokumentationen und Protokolle setzen wir für eigene Zwecke auf Confluence, nutzen aber natürlich bei Bedarf auch die Tools unserer Kunden und Partner. 

Drittens sollten Sie auch eine Möglichkeit schaffen, gemeinsam an Dateien arbeiten zu können, sei es auf Basis von Sharepoint, Nextcloud oder anderen Systemen. Damit kommen Sie im Nachgang erheblich schneller zu abgestimmten Ergebnissen als über kaskadierten Dokumentaustausch via E-Mail oder ähnlichem. 

Viertens sollten Sie auch im Workshop immer eine Möglichkeit für schnelle Notizen haben. Das kann Papier und Bleistift sein, eine Notizen-App, ein offenes Word Dokument – ganz egal, es muss nur dafür geeignet sein, stichpunktartig eine Information oder Idee festzuhalten.

Fazit 

Mit einem überschaubaren Setup ist es möglich, auch gerade jetzt erfolgreiche Workshops zu halten und die verfügbare Technik zu nutzen. Schlüssel zum Erfolg sind gute Vorbereitung, Rücksichtnahme auf sich und die anderen Teilnehmer und eine solide Abstimmung im Vorfeld. Damit steht dann dem nächsten Workshop nichts mehr im Wege. 

Für unsere Projekte stellen wir auf Wunsch die nötigen Systeme zur Verfügung oder nutzen die schon bei unseren Kunden und Partnern vorhandenen – Flexibilität ist dabei für uns der wichtigste Faktor. Gerade im Consulting-Bereich nutzen wir gerne die Infrastruktur bei unseren Kunden, denn unserer Ansicht nach gehört ihnen die erarbeitete Information und das generierte Wissen. 

Wenn Sie Fragen zu für Sie passenden Tools haben, Unterstützung bei der Beschaffung und Einführung möchten oder Hilfe bei der Skalierung, dem Setup oder der Organisation brauchen, sprechen Sie uns einfach an.