Einführung eines PIM-Systems – DER Enabler für die „Digitale Transformation"

Für eine digitale Transformationsinitiative gibt es viele unterschiedliche Anlässe, und immer spielen eine schnelle Time-to-Market, die Verfügbarkeit von personalisierten oder kanalspezifischen Informationen und die Integration unterschiedlicher Systeme zu einem großen Ganzen eine zentrale Rolle für das Erreichen der zugrundeliegenden strategischen Ziele.

Eine digitale Transformation soll dabei einerseits neue Möglichkeiten für die Kundenansprache, für Dienstleistungen und/oder den Eintritt in neue Märkte und Absatzwege schaffen, andererseits den Mitarbeitern im Unternehmen auch die Möglichkeit geben, sich auf die Aufgaben zu fokussieren, die den größten Wertbeitrag für Kunden und Interessenten schaffen.

Oft allerdings erlebt man erst mitten in der Umsetzung, dass Daten und Informationen fehlen oder für wichtige Systeme nur sehr schwer zugänglich sind.

Für Informationen zu Produkten und Dienstleistungen, die in jedem digitalen Transformationsprojekt eine wichtige Voraussetzung sind, gibt es mit modernen PIM-Systemen eine Klasse von Anwendungen, die auf automatisierte Vereinnahmung, die qualitätsgesicherte Anreicherung und die Übersetzung der Daten und den Export für andere Systeme spezialisiert sind.

Viele Quellen, viele Ziele – ein zentraler Hub

Wenn man sich einmal anschaut, woher Daten kommen und wo sie überall benötigt werden, wird schnell klar, dass bei einer digitalen Transformation, bei der meist auch die Integration der Bestandssysteme für neue Kanäle und Zielgruppen verfolgt wird, das Thema Schnittstellen und Datenverfügbarkeit ein strategisches Thema sind.

Planung und Einkauf benötigen Informationen zur Produktbeschaffenheit, im ERP-System werden Stammdaten zu Einkaufs- und Verkaufsartikeln gepflegt, Marketing und Vertrieb benötigen Texte und Bilder zu den angebotenen Artikeln und Leistungen, die Logistik braucht deren Maße und Gewichte, Zollinformationssysteme und das Duale System verlangen nach Informationen, die Kundenbetreuung braucht Datenblätter und das Wissen, welche Ersatzteile zu welchem Produkt gehören – und so weiter, und so fort.

Alle diese Geschäftsprozesse und die von ihnen genutzten Systeme mit direkten Schnittstellen zu verbinden oder ein System zum zentralen System aufzublasen, das allen Anforderungen genügen soll, mögen zwar in der Theorie zielführende Ansätze sein, in der Praxis allerdings stellt sich schnell heraus, dass solche Architekturen schnell zu komplex oder zu träge werden, um wirtschaftlich zu bleiben, und dass jede Änderung von Geschäftsprozessen, Strategien oder Systemen mit extrem hohem Aufwand verbunden ist.

Mit dem Einsatz von zentralen Hubs – in komplexen Umgebungen gern auch in Kombination mit einer Middleware, die die Datenflüsse orchestriert und zeitlich aussteuert – kann man die Komplexität deutlich reduzieren, und mit modernen PIM-Systemen stehen spezialisierte Anwendungen als Datendrehscheibe für Produktinformationen zur Verfügung, deren Kernaufgabe es ist, Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren, zu konsolidieren und für andere Systeme zur Verfügung zu stellen.

Im Grunde genommen sind gute PIM-Systeme workflowgesteuerte Datenmodellierungsmaschinen, die die Nutzer dabei unterstützen, die Anlage und Pflege von Produkten und Artikeln möglichst effizient und für die Geschäftsprozesse des Unternehmens optimiert zu erledigen. Die Verbindung mit anderen Systemen – sei es mittels Importfunktionalitäten für Daten aus Quellsystemen, sei es über Exporte an Zielkanäle und -systeme – ist fest in ihre DNA eingebacken. Dazu kommen API-Schnittstellen, die es ermöglichen, über eine Microservices-Architektur eventgesteuerte Verbindungen zu nutzen, mit denen auch innovativste Prozesse und Geschäftsmodelle abgebildet werden können.

Beim Import aus externen Quellen werden die Daten auf Plausibilität geprüft, auf das unternehmenseigene Datenmodell abgebildet, und ggf. entsprechende Datenveredelungsprozesse angestoßen. Beim Export wiederum werden die veredelten, konsolidierten Daten – ggf. angereichert um kanalspezifische Informationen – für das Ziel gefiltert und aufbereitet zur Verfügung gestellt. Die API lässt zusätzlich den direkten Zugriff von anderen Systemen auf die Funktionen des PIMs und die vorhandenen Daten zu, sei es, für eventgesteuerte Datenabfragen, sei es, um eventbasiert Informationen im PIM upzudaten.

Damit gehören veraltete Informationen, Übertragungsfehler und Informationslücken der Vergangenheit an, und statt Produktinformationen einer Vielzahl einzelner Systeme untereinander auszutauschen, wird deren Verteilung in konsolidierter, optimierter Form von einer Stelle aus flexibel, dynamisch und erweiterbar so gemanaged, dass auch neue Systeme und Prozesse binnen kürzester Zeit versorgt werden können.

Driving the Change

Im Rahmen eines PIM-Projektes kommen die verschiedenen Anforderungen, die Geschäftsprozesse und Anwendungen an die Produktdaten stellen, deutlich sichtbar zutage, und die bisherigen Prozesse beim Umgang mit Produktinformationen werden zwangsläufig hinterfragt.

Nicht nur ist das ein großartiger Anlass dafür, mit Workarounds und ehemaligen Anforderungen, die mittlerweile nicht mehr bestehen, aufzuräumen, und so den gesamten Umgang mit Produktinformationen schlanker, schneller und effizienter zu machen, gleichzeitig ergibt sich die Gelegenheit, blinde Flecken zu beleuchten, den Status Quo kritisch zu sichten und auf die Zukunft hin auszurichten.

Die Möglichkeiten, Vorgänge zu automatisieren und bisher manuell gemachte Berechnungen und Ableitungen an das PIM-System abzugeben, gepaart mit der systemunterstützen Qualitäts- und Vollständigkeitssicherung der Daten sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter auf die wertschöpfenden Schritte der Produktdatenveredelung konzentrieren können, statt mit Nacharbeiten und Fehlerbehebungen belastet zu werden. Durch die Workflowsteuerung wird gleichzeitig sichergestellt, dass die wichtigsten Aufgaben für die wichtigsten Artikel priorisiert werden können, und dass die Daten, die an andere Systeme übergeben werden, für diese sinnvoll, lückenlos, konsolidiert und optimiert vorliegen.

Die schnelle Erweiterbarkeit eines robusten Datenmodells stellt sicher, dass neue Prozesse, Produkte und Dienstleistungen innerhalb kürzester Zeit unterstützt werden können, und die Übersicht über das vorhandene Produktwissen lädt dazu ein, neue Ideen zu verfolgen und Innovationen voranzutreiben.

Insgesamt wird dadurch das gesamte Unternehmen flexibler und kann dynamischer und schneller neue Geschäftschancen nutzen, Märkte erschließen und Kanäle mit viel geringerem Aufwand integrieren und bespielen. Wo vorher Kosten und Starrheit Innovationen ausgebremst und Ideenträger frustriert haben, wird ein Raum der Möglichkeiten geschaffen.

Fazit

Jede digitale Transformation ist darauf angewiesen, dass die Vernetzung der Systeme untereinander nicht nur funktioniert, sondern dynamisch, skalierbar, erweiterbar und kosteneffizient ist. Mit der Einführung eines PIM-Systems als zentralem Hub für die Produktinformationen stellt man diesen geschäftskritischen Bereich optimal für die Zukunft auf.

Ob als Vor- oder Teilprojekt einer Change Initiative – das durch eine PIM-Einführung gewonnene Wissen über Daten und Prozesse im Herzen des Geschäftsalltags hilft bei der weiteren Planung der nächsten Schritte, unterstützt bei der Identifizierung noch vorhandener Gaps und verhindert so das Steckenbleiben von Innovationen aufgrund mangelnder Datenverfügbarkeit oder -qualität. Gleichzeitig bildet das PIM-System eines der Fundamente für die Versorgung der neuen Systeme – sei es im Bereich E-Commerce oder EDI, sei es für Marketing, Vertrieb, Logistik oder Customer Services.

Produktinformationen sind eine der Säulen, auf denen moderne Geschäftsprozesse ruhen. Und mit einem guten PIM-System mit einem für das Unternehmen optimierte Datenmodell ist diese Säule stabil und tragfähig auf einem soliden Fundament aufgestellt.

Die Auswahl und Implementierung eines Pim-System, stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Wir unterstützen dich gerne! Kontaktiere uns einfach.