GLOBE UNION – LENZ: Einführung eines PIM-Systems im Führerschein-Modus

Eine anspruchsvolle Ausgangssituation

Als Ausgangspunkt der Lieferketten sind die Ansprüche von Kunden aus dem Wholesale- und Retail-Bereich an die gelieferten Daten naturgemäß hoch, und wer – wie LENZ – bei führenden deutschen Baumärkten nicht nur Zulieferer, sondern langjähriger Vertrauenshersteller ist, muss besonderen Anforderungen an die Qualität nicht nur der Produkte, sondern auch der Produktinformationen genügen.

Auch zur Vermarktung der eigenen, unter LENZ Design vertriebenen Produkte ist die Möglichkeit zur Anreicherung mit Daten, Texten und Bild- wie Videomaterial unerlässlich, um den Anforderungen des modernen E-Commerce genügen zu können. 
Vor Einführung des PIM-Systems wurden die Daten und Texte größtenteils in jedem Bereich eigenständig erhoben und erfasst, nur kaufmännische Informationen werden in einem zentralen ERP-System verwaltet. Auch Bild- und Videomaterial sowie Dokumente fanden sich abteilungsspezifisch in diversen, nicht miteinander synchronen Abteilungslaufwerken. Dadurch war die Versorgung der Kunden mit Daten, die mit jeweils individuellen Tabellendokumenten angefordert werden, ein aufwändiger manueller Prozess, und die Gewährleistung der Aktualität und der Korrektheit der übermittelten Informationen erforderte diverse Prüfschritte.

Auch der Roll-Out einer neuen Designlinie wurde durch die verteilt in verschiedenen Systemen und Formaten vorliegenden Daten behindert.

Das synaigy “Führerschein-Modell” als optimale Herangehensweise

Nach einer vorausgehenden Evaluierung hat sich GLOBE UNION – LENZ für die Einführung des PIM-Systems von Contentserv in der SaaS-Variante entschieden. Als Methode wurde dabei unser sogenanntes Führerschein-Modell gewählt, das mit einer Mischung aus Workshops, Prototyping und Coaching das Kernteam schon von Anfang an in die Lage versetzt, eigenständig an Datenmodell, Workflows und allen Komponenten zu arbeiten, und so die Hoheit über die Struktur und die Flexibilität, die für die sich stetig ändernden Anforderungen notwendig ist, ins eigene Unternehmen zu holen. 

Gemeinsam mit einem Kernteam von 5 Personen auf Kundenseite wurde innerhalb von knapp drei Monaten ein individuelles Datenmodell erstellt, die nötigen Workflows implementiert und der Durchstich zwischen ERP und PIM geschaffen, so dass mit der Datenpflege im PIM-System begonnen werden konnte. Kurz darauf wurden auch die ersten Exporte in die von verschiedenen Retailern gestellten Erfassungsdokumente umgesetzt, die die Mitarbeiter von LENZ eigenständig aktualisieren und an weitere Kunden adaptieren. Mit der automatischen Erstellung von Produktdatenblättern, einem internen Rechercheportal und bereichsindividuellen Dashboards steht das Projekt im Oktober kurz vor dem Abschluss.

Herausfordernde Datenkomplexität

Spannend am Datenmodell bei LENZ ist die Kombination aus Eigen- und Kundenartikeln, die sich zwar teilweise entsprechen, in wichtigen Details wie inneren Komponenten, Funktionen und Ausstattung und der Zuordnung zu Ersatzteilen aber stark abweichen können. Auch die Divergenz in nur für bestimmte Kunden wichtigen Produktinformationen und den für verschiedene Accessoires sehr unterschiedlichen Attributen zeigt, dass jedes Datenmodell so individuell wie ein Fingerabdruck ist.

Eine Herausforderung war, dass das Gesamtteam durch Urlaub und Krankheitsfälle teilweise stark belastet war. Durch das hohe Engagement aller operativ Beteiligten und die Unterstützung der Geschäftsführung als Projekt-Sponsor wurde auch diese Herausforderung gut gemeistert.

Neues System, neue Kompetenz, neue Kanaloptionen für die Zukunft

GLOBE UNION – LENZ verfügt jetzt nicht nur über ein PIM-System mit integriertem DAM, das mit einem zukunftsfähigen Produktdatenmodell und einem neu eingeführten Workflow mit klaren Abläufen und Zuständigkeiten das operative Geschäft auch für die nächsten Jahre unterstützt und weiterentwickeln hilft, sondern auch über eine hohe eigene Kompetenz über das System und seine Konfiguration, so dass auch allen sich in Zukunft stellenden Anforderungen vom hauseigenen Kernteam flexibel und gelassen entgegen gesehen werden kann.

Gleichzeitig hat GLOBE UNION – LENZ damit die Voraussetzung geschaffen, nicht nur neue Kanäle zu erschließen, sondern auch die Vermarktung der eigenen Marken effektiv in die eigenen Hände zu nehmen.

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